Urlop dobiega końca, a ty z mieszanymi uczuciami patrzysz na kalendarz. Z jednej strony tęsknisz za pracą i projektami, z drugiej strony wiesz, że czeka na ciebie lawina e-maili, superpilnych zadań i zniecierpliwionych ludzi, którzy będą chcieli wszystko „na wczoraj”. Brzmi znajomo? Powrót do pracy po urlopie nie musi być przykrym doświadczeniem. Wystarczy, że organizm na nowo musi się przyzwyczaić do oddychania powietrzem z klimatyzatora i siedzenia przy biurku. Jeśli można choć trochę sobie ułatwić pourlopową gorączkę, warto to zrobić i spróbować wrócić do równego rytmu pracy bez stresu i poczucia wszechogarniającego chaosu.
Z artykułu dowiesz się:
- Jak w pierwszej godzinie zrobić audyt sytuacji bez paniki
- Dlaczego matryca Eisenhowera to najlepsze narzędzie do priorytetyzacji po urlopie
- Jakie formuły komunikacyjne ustawią realistyczne oczekiwania zespołu
- Jak zaplanować pierwsze dni, żeby nie stracić efektów wypoczynku
- Których błędów unikać, by nie wpaść w pułapkę wypalenia
Przygotuj się na spokojny powrót, który zachowa to, po co jechałaś na urlop – Twój wewnętrzny spokój i energię do działania.
Przytłoczenie pracą
Większość pracujących osób chociaż raz doświadczyła przytłoczenia pracą jeszcze przed pójściem do biura. Nazywa się ten stan różnie, na przykład: „syndrom poniedziałku” lub „niedzielna nerwica”. Równie dobrze możemy na potrzeby naszych rozważań nazwać ten stan „pourlopowy blues”. Często dla ułatwienia sobie pierwszego dnia powrotu po przerwie, zapoznajemy się z pocztą służbową dzień wcześniej lub wieczorem, poświęcając swój czas wolny i odbierając sobie na własne życzenie ostatnie godziny urlopu. Co powiesz teraz na moją propozycję, by w końcu zacząć pracować w godzinach pracy, zaś w czasie wolnym nie zajmować się służbowymi tematami? Jeśli wprowadzisz tę zasadę do swojego życia, przestaniesz ruinować efekty wypoczynku i będziesz przeciwdziałać wypaleniu zawodowemu. Jeśli podoba ci się moja propozycja, zerknij na poniższą strategię spokojnego powrotu do pracy.
Strategia spokojnego powrotu
Zacznij od audytu
Czyli dopiero w biurze, po powrocie z urlopu, otwierasz skrzynkę mailową, odbierasz pocztę tradycyjną i zapoznajesz się z notatkami sekretariatu, jakie zapisano dla ciebie pod twoją nieobecność. Nie zaczynaj odpowiadać na jakiekolwiek pytania. Zamiast chaotycznych i impulsywnych reakcji zastosuj zasadę: „Po pierwsze, obserwuję i notuję”. Dopiero po porannej kawie przejrzyj pocztę, komunikatory, prasówkę, kalendarz. Twoim celem jest zrozumienie, co się działo pod twoją nieobecność. Absolutnie twoim celem nie jest natychmiastowe reagowanie na napotkaną rzeczywistość. Wypisz listę tematów i zadań, które na ciebie czekają. Nie oceniaj ich, na razie zbieraj informacje. Oszczędzasz swoje siły i nie tracisz energii na przełączanie uwagi między zadaniami. Gdy już będziesz miała pełną listę zastanych spraw, przejdź do punktu drugiego.
Wykorzystaj matrycę Eisenhowera do ustalenia priorytetów
Moim zdaniem to najlepsza metoda do uporządkowania zadań. Korzystasz tylko z dwóch kryteriów, tzn. ważności spraw i ich pilności.
- Pilne i ważne – te rzeczy wpisz na górę listy zadań i tymi tematami zajmiesz się w pierwszej kolejności. To zadania z konkretnymi terminami realizacji, które mają realny wpływ na twoje cele lub firmę.
- Ważne, ale niepilne – są to strategiczne tematy, zadania, o których nie można zapomnieć, ale nie muszą być zrealizowane w pierwszej kolejności. Zadania z tego poziomu wpisz sobie do realizacji w ciągu najbliższych dni. Zazwyczaj chodzi tu o strategiczne projekty, które nie wymagają natychmiastowej reakcji, ale są kluczowe dla długoterminowego sukcesu.
- Pilne, ale nieważne – jeśli ktoś może się czymś zająć w twoim imieniu albo może cię w czymś zastąpić, byś ty mogła zrobić to, co tylko ty możesz wykonać, deleguj. Nawet się nie oglądaj! Ogranicz swój czas przeznaczany na rzeczy, które może zrobić ktoś inny. Często są to zadania, które wydają się pilne i mało angażujące, dlatego próbujemy je sami szybko realizować, ale w rzeczywistości, gdy ocenić je na chłodno, często to właśnie te tematy, które w rzeczywistości nie są dla ciebie szczególnie istotne.
- Ani pilne, ani ważne – są to tematy, które możesz usunąć z listy zadań. Jeśli jednak nie chcesz ich całkowicie kasować, odłóż je do przechowalni. Zajrzysz do nich w wolnej chwili w bliżej nieokreślonej przyszłości.
Jeśli już masz swoją listę priorytetów, oceń, co ile czasu ci zajmie. Rozłóż zadania w kalendarzu, przekaż tematy, które zaznaczyłaś do delegowania. Przy niektórych zadaniach, może się okazać, że bezcenną będzie umiejętność mówienia „tak, ale…”.
Naucz się mówić „tak, ale…”
Nie zliczę, ile razy ktoś próbuje na kogoś przerzucić zadania i odpowiedzialność. Ileż to razy ktoś może bronić się przed przyjęciem delegowanych przez ciebie tematów? Nie zrażaj się. Kiedy będziesz miała więcej siły, jeśli nie teraz, gdy jesteś po urlopie? Według mnie kluczem do spokojnego powrotu do pracy jest umiejętność zarządzania oczekiwaniami innych. Kiedy ktoś przychodzi z kolejnym superpilnym zadaniem, próbuje wrzucić ci bombę na środek biurka, na którym właśnie zaprowadzasz porządek, zastosuj którąś poniższą formułę.
- TRANSPARENTNE PLANOWANIE: „Rozumiem, że to ważne. Aktualnie pracuję nad X, Y i Z, które mają deadline do [data]. Mogę zająć się Twoją sprawą po skończeniu X, czyli mniej więcej [podaj realistyczną datę]. Czy to ci odpowiada?”.
Kiedy stosować: gdy masz jasno określone zobowiązania z konkretnymi terminami. Zalety: pokazuje twoją organizację, daje konkretne ramy czasowe, pozwala rozmówcy podjąć świadomą decyzję. Najlepsza w sytuacji: gdy rzeczywiście masz ściśle zaplanowany harmonogram i potrzebujesz pokazać swoją profesjonalną organizację pracy.
- PRIORYTET VS MOŻLIWOŚCI: „Widzę, że to dla Ciebie priorytet. Żeby zrobić to dobrze, potrzebuję [czas/zasoby]. Mogę to zrealizować do [data], albo jeśli to bardzo pilne, możemy przedyskutować, co mogłabym przełożyć. Co wolisz?”.
Kiedy stosować: gdy zadanie wymaga znaczących zasobów lub gdy rozmówca naprawdę nalega na pilność. Zalety: pokazuje elastyczność, daje alternatywy, sprawia że rozmówca bierze odpowiedzialność za wybór priorytetu. Najlepsza w sytuacji: pracy z przełożonymi lub ważnymi klientami, którzy mogą faktycznie podjąć decyzję o zmianie priorytetów.
- JAKOŚĆ VS SZYBKOŚĆ: „Chcę zająć się tym porządnie, bo widzę, że to ważne. Jeśli zrobię to teraz na szybko, będzie to 70% tego, co potrafię. Jeśli dam sobie [czas], dostarczę ci 100% jakości. Który wariant Ci bardziej odpowiada?”.
Kiedy stosować: gdy zadanie wymaga precyzji, kreatywności lub wysokiej jakości wykonania. Zalety: podkreśla twoją dbałość o jakość, edukuje rozmówcę o konsekwencjach pośpiechu, daje jasny wybór. Najlepsza w sytuacji: projektów kreatywnych, analiz, prezentacji czy dokumentów, które będą szeroko wykorzystywane.
- KOSZT PILNOŚCI: „Oczywiście mogę to zrobić. Mam teraz dwie opcje: mogę zacząć jutro i skończyć do [data], albo jeśli to superpilne, mogę zacząć dziś, ale wtedy [konkretna konsekwencja – np. przesunie się projekt Y]. Którą opcję wybierasz?”.
Kiedy stosować: gdy rzeczywiście możesz przesunąć inne zadania, ale chcesz pokazać koszt takiej decyzji. Zalety: bardzo konkretna, pokazuje realne konsekwencje, daje pełną kontrolę rozmówcy nad decyzją. Najlepsza w sytuacji: gdy masz pewną elastyczność, ale ważne jest, żeby rozmówca rozumiał implikacje swoich wyborów.
- ZESPOŁOWE PODEJŚCIE: „To brzmi jak ważny projekt. Żeby go dobrze zrealizować w tym terminie, potrzebuję [konkretne wsparcie/zasoby/informacje]. Czy możesz mi w tym pomóc, żebyśmy wspólnie to ogarnęli?”.
Kiedy stosować: gdy zadanie rzeczywiście wymaga współpracy lub gdy rozmówca ma tendencję do „zrzucania” zadań na innych. Zalety: tworzy partnerstwo zamiast relacji zleceniodawca–wykonawca, może sprawić, że rozmówca zrozumie złożoność zadania. Najlepsza w sytuacji: prowadzenia dużych projektów, zadań wymagających informacji od innych osób, lub gdy chcesz edukować kolegów o tym, ile naprawdę wymaga wykonanie danej pracy.
PRO TIP: Możesz łączyć powyżej przedstawione formuły. Pamiętaj, że to tylko przykłady. Stosuj odważnie dostępne dla siebie rozwiązania w zależności od sytuacji i osoby, z którą rozmawiasz. Kluczem jest autentyczność – wybierz formułę, która brzmi naturalnie w twoich ustach i pasuje do twojego stylu komunikacji.
Umiejętność stosowania „tak, ale” w praktyce świadczy o tym, że:
- jesteś zorganizowana, a nie po prostu odmawiasz,
- masz świadomość swoich zobowiązań,
- oferujesz konkretną alternatywę,
- dajesz rozmówcy możliwość decyzji.
Komunikuj jasno swoje możliwości
Pamiętam ze swoich czasów pracy w korporacji, gdzie bywało, że pracować trzeba było na tak zwanym open space, że komunikowanie otoczeniu swoich bieżących możliwości wchodzenia w interakcję było bardzo sensownym rozwiązaniem. Możesz powiesić kartkę na drzwiach lub postawić ją na swoim biurku, przykleić na tył monitora lub stworzyć z linijki i kartki w koszulce tabliczkę, którą zamontujesz do boku swojego stanowiska pracy, że:
- Prosisz, by do ciebie nie mówić do [tu wpisujesz godzinę, od której można już z tobą rozmawiać].
- Piszesz, by odebrać maila, a w mailu, który wysyłasz na początku dnia, zawierasz kulturalną informację typu: „Wróciłam z urlopu i systematycznie odrabiam zaległości. Jeśli masz pilną sprawę, napisz do mnie z konkretnym deadline’em. Postaram się odpowiedzieć w ciągu 48 h na wszystkie wiadomości. Dziękuję za zrozumienie”.
Takie podejście umożliwia obniżenie wygórowanych oczekiwań otoczenia, które czekało na twój powrót z urlopu. Sprawia, że masz oczekiwania otoczenia stają się bardziej realistyczne i otrzymujesz przestrzeń do pracy.
Plan na pierwsze dni po powrocie do pracy
Proponowana powyżej strategia na spokojny powrót z urlopu, sprawia, że zdejmujesz z siebie presję. Nie stresujesz się. Wykorzystujesz każdą słodką kroplę czasu wolnego. Po powrocie, nie nurkujesz w stercie zadań, ale realizujesz swój plan ustalania priorytetów. Jasno komunikujesz innym, że nie będziesz od razu reagować na kolejne prośby. Z dużym prawdopodobieństwem nie staniesz się ofiarą własnych błędów, ponieważ:
- Nie będziesz starać się nadrobić wszystkiego pierwszego dnia.
- Nie będziesz przepraszać nikogo za to, że byłaś w ogóle na urlopie, do którego [przypominam] miałaś prawo.
- Nie będziesz brała w pośpiechu na siebie „pilnych” zadań, które po spokojnej analizie okażą się, że nie należą do ciebie.
Podsumowując, warto sobie zaplanować pierwsze dni. Poniżej przykładowy plan:
Dzień 1: Miękkie lądowanie
- 2 godziny na audyt sytuacji
- Ustalenie priorytetów
- Komunikacja z zespołem i przełożonymi
- Wykonujesz 1-2 najważniejsze zadania
- Planujesz kolejny dzień
Dzień 2-3: Wejście w rytm
- Kontynuacja najważniejszych zadań
- Odpowiedzi na kluczowe e-maile
- Planowanie zadań długoterminowych
- Powrót do spotkań (ale jeszcze ograniczonych, dopiero bierzesz rozbieg)
Dzień 4-5: Pełny powrót
- Normalny harmonogram dnia, pełny harmonogram spotkań dopiero w drugim tygodniu po powrocie z urlopu
- Praca nad zaplanowanymi projektami
- Ocena postępów i ewentualne korekty
Jakie są długoterminowe korzyści ze spokojnego powrotu do pracy po urlopie?
Spójrz na to jak na inwestycję i przekonaj do tego swoje otoczenie. Spokojny powrót to:
- wyższa produktywność – przemyślane działanie jest skuteczniejsze niż reaktywne i chaotyczne odpowiedzi;
- niższy stres – kontrola nad sytuacją redukuje poziom lęku i odczuwane napięcie;
- wyższa jakość relacji międzyludzkich – jasna komunikacja buduje zaufanie;
- owocujący wypoczynek – nie tracisz od razu energii i pozytywnych skutków urlopu.
Pamiętaj, że spokojny powrót do pracy to nie luksus, ale konieczność we współczesnym, przepełnionym bodźcami świecie. Kluczem są: świadome planowanie, jasna komunikacja i umiejętność ustalania priorytetów. Uwierz mi, że nikt nie umrze, jeśli któreś zadanie poczeka dzień dłużej. Twój spokój i przemyślane działanie są ważniejsze niż chaotyczne gaszenie pożarów.
Jeśli możesz coś dodać do powyższych rad, napisz w komentarzu poniżej.
Zapraszam do rozmowy!
SC