Jak założyć firmę jest pytaniem, które pojawia się u osób mających jakikolwiek pomysł na swoją działalność gospodarczą. Może jeszcze się nie odważyli, może jeszcze nie mają środków, ale chcieliby wiedzieć, z czym muszą się liczyć, jeśli ostatecznie się zdecydują.
Wpierw pomyślmy o pieniądzach
Zakładając, że mamy już pomysł na profil naszej nowej firmy, pojawia się kwestia finansów. Aby coś stworzyć, potrzebujemy pieniędzy i warto wiedzieć, skąd można je wziąć. Mamy do wyboru kilka opcji i warto dobrze zastanowić się nad każdą z nich. Nie podejmujmy takich decyzji pochopnie. W końcu chodzi tu o przyszłość naszego biznesu i o to, czy ewentualna spłata pożyczki w początkowym okresie, gdy nie będzie jeszcze zysków, nas nie przytłoczy.
Dotacje i dofinansowania
Jedną z opcji są dotacje i dofinansowania. Możemy uzyskać je z Urzędu Pracy, z Unii Europejskiej, z Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich lub z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Najczęściej obecnie korzystamy z pomocy od Unii. Przedsiębiorcy narzekają tutaj najbardziej na ogromną liczbę formalności, które należy wypełnić i restrykcyjne zasady. Wystarczy, że spóźnimy się z naszym wnioskiem o kilka dni i drugi raz szansę otrzymamy dopiero za rok.
Bardzo dokładnie przygotuj się do całego procesu i upewnij się, że posiadasz niezbędną kwotę na wkład własny – możesz również szukać takich programów unijnych, w których nie jest to konieczny wymóg.
Wsparcia finansowego udzielają także organizacje pozarządowe, które często pomagają przedsiębiorcom również w radzeniu sobie z ogromną liczbą formalności – towarzyszą im więc od początku do końca tego procesu.
Poza tym mamy również regionalne fundusze pożyczkowe, które opierają się na bardzo różnych zasadach. Na pewno potrzebny będzie nam tutaj większy wkład własny – w okolicach 20% ostatecznej sumy.
A jeżeli twój pomysł jest oryginalny, to możesz spróbować zwrócić się do Aniołów Biznesu – to inni przedsiębiorcy, którzy są gotowi zainwestować w twoją firmę, ale chcą otrzymać jednocześnie części udziałów. Dodatkowo możesz tutaj liczyć na to, że podzielą się oni swoimi doświadczeniami z zakładania własnego biznesu.
Kredyty
W momencie, gdy nic nie wyjdzie z prób pozyskania dotacji czy inwestorów, pozostaje nam próba wzięcia kredytu w banku.
Dla młodej osoby bez oszczędności jest to jednak prawie niemożliwe. Jeżeli ci się powiedzie, to prawdopodobnie będzie to bardzo niewielka pożyczka.
Sprawdź oferty banków. Jedne mają pożyczki dla firm na start, a inne dla przedsiębiorstw, które utrzymały się minimum 12 miesięcy.
Zapoznaj się także z kredytami oferowanymi przez Europejski Fundusz Inwestycyjny i rządowe programy pożyczkowe.
W ostateczności spróbuj poprosić o pomoc rodzinę i znajomych – wtedy musisz być naprawdę zaangażowany w swój pomysł i ich do tego przekonać.
Zakładanie firmy krok po kroku
Procedura ta na początku może się wydawać bardzo skomplikowana, ale nie zrażaj się – można to wszystko opanować. Potrzeba trochę czasu i cierpliwości.
Na pewno nie zaszkodzi także trochę pomocy od przyjaciół, którzy już to robili lub mają nawet wykształcenie kierunkowe.
Jeśli chcesz to zrobić samodzielnie, jestem tu, by ci pomóc.
Przedsiębiorca bez wychodzenia z domu
Obecnie w celu założenia firmy nie musimy nawet opuszczać swojego mieszkania – wystarczy dostęp do Internetu.
Możemy się udać do urzędu gminy lub dzielnicy, aby zarejestrować działalność, jednakże jest to dostępne także online. W tym celu musimy założyć profil zaufany, którym będziemy potwierdzali swoją tożsamość. Profil zaufany można założyć w banku lub w urzędzie.
Konto firmowe w banku
Dla nowej firmy musimy otworzyć nowe konto w banku, które będzie powiązane z danym przedsiębiorstwem.
Obecnie wiele banków ma specjalne oferty dla przedsiębiorców i warto na spokojnie się z nimi zapoznać.
O założeniu konta musimy poinformować urząd skarbowy i ZUS.
Jeśli jednak już mamy się wybrać do banku, by założyć konto dla firmy, możemy od razu za jego pośrednictwem zarejestrować działalność. Zostanie nam wówczas jeszcze tylko wizyta w Urzędzie Skarbowym i ZUS-ie.
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
Zaczynamy od wejścia na stronę prod.ceidg.gov.pl, gdzie wypełniamy formularz.
Podajemy w nim m.in.: dane osobowe, teleadresowe, kody PKD, a także dokonujemy wyboru:
- opodatkowania na cele podatku dochodowego (ogólnie/liniowo/ryczałt/karta podatkowa),
- formy zaliczki na podatek dochodowy (miesięcznie czy kwartalnie),
- formy prowadzenia ksiąg (Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów lub ryczałt). Uwaga: nie zalecam nawet przypadkowego wyboru prowadzenia ksiąg w formie ksiąg handlowych, które są skomplikowaną formą rozliczenia i zupełnie dla nas zbędną. W zupełności wystarczy księga przychodów i rozchodów.
Tym samym nasza działalność zostaje zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Kody PKD
Bardzo ważnym momentem jest tutaj przemyślany wybór czynności, które będą najlepiej definiowały działalność naszego biznesu. W wypełnianym formularzu znajdziemy gotowy spis, z którego będziemy musieli wybrać najbardziej pasujące zadania. Są to tak zwane numery lub kody PKD (PKD – Polska Klasyfikacja Działalności) – czyli ponumerowane rodzaje działalności (możesz wybrać ich nawet kilkanaście dla swojej firmy, ale zawsze wskazujesz pierwszy numer jako podstawowa działalność przedsiębiorstwa). Pełny ich wykaz znajdziesz pod adresem: biznes.gov.pl/pl/tabela-pkd.
Jeśli będziesz się rejestrować za pośrednictwem banku, zwróć uwagę, że dany bank może ograniczać liczbę podawanych kodów PKD, zaś przy samodzielnej rejestracji nie ma takich ograniczeń. Dla niektórych bowiem 8 kodów może być niewystarczającą liczbą i chcą móc podać ich na przykład 15.
Biuro rachunkowe
Często okazuje się, że jeszcze przed rejestracją firmy musimy znaleźć biuro rachunkowe, by dowiedzieć się, która forma opodatkowania będzie dla naszej działalności najkorzystniejsza.
Oczywiście banki (jak chociażby mBank) umożliwiają później samodzielne prowadzenie księgowości, udostępniając specjalne panele dla firm w swoim systemie, jednak jeśli nie znasz się na klasyfikowaniu kosztów, rozliczeniach podatkowych i ZUSie, warto od początku zrobić to ze wsparciem profesjonalistów, by nie skazywać się na korekty deklaracji czy kontrole z powodu powtarzających się nieprawidłowości.
Nieznajomość prawa nie zwalnia z obowiązku jego przestrzegania.
Ponadto jeżeli chcemy zlecać zadania na umowę o dzieło, umowę zlecenie czy zatrudnić kogoś na etat, a także korzystać z różnych dźwigni finansowych nie wystarczy pobieżna znajomość rachunkowości zarządczej.
Rejestracja na potrzeby VAT oraz ZUS
Młodzi przedsiębiorcy najbardziej boją się właśnie tych dwóch instytucji. Pocieszę, księgowi i doświadczeni przedsiębiorcy może nie tyle też się ich boją, ile wiedzą, że muszą być dokładni, bo ewentualne pomyłki z pośpiechu czy lekceważącej niedokładności bywają uciążliwe i czasem nawet przykre w skutkach.
Urząd skarbowy
Na początku groźniej brzmi, niż jest faktycznie.
Należy zgłosić działalność gospodarczą do urzędu skarbowego właściwego dla naszego miejsca zamieszkania.
Rejestrując działalność w urzędzie, musimy mieć ustalone:
- adresy,
- sposób prowadzenia księgowości i płacenia zaliczek na podatek dochodowy,
- dokumenty do rejestracji VAT.
Ważne:
- Zazwyczaj musimy wskazać 3 adresy – zamieszkania (determinujący właściwość urzędu skarbowego, zarówno na potrzeby podatku dochodowego, jak i VAT), siedziby firmy (który podamy na FV, to on też trafi bezpośrednio do rejestru CEIDG) oraz korespondencyjny (który również będzie widoczny w CEIDG). Warto zatem, aby adres do korespondencji był adresem głównym firmy. Jeśli firmę rejestrujemy w miejscu zamieszkania, nie jesteśmy w stanie uniknąć upublicznienia naszej prywatnej lokalizacji.
- Przy rejestracji VAT musimy dysponować dokumentem potwierdzającym własność czy użyczenie, czy najem lokalu pod działalność gospodarczą. Jeśli mamy zamiar prowadzić firmę w wynajmowanym lokalu, należy zawrzeć w umowie najmu odpowiednie zapisy zezwalające na prowadzenie działalności pod wskazanym adresem. (Urząd skarbowy podczas rejestracji do VAT może nas wezwać do okazania takiej umowy. Niezadbanie o tę rzecz sprawi, że kontrahent nie będzie miał prawa do odliczenia VAT z wystawionej przez nas faktury, jeśli wystawiamy ją jako płatnik VAT. W sytuacji, kiedy chcemy prowadzić działalność w wynajmowanym mieszkaniu, zawsze możemy spróbować renegocjować umowę najmu i dodać odpowiednie zapisy. Wówczas część płaconej kwoty z tytułu najmu będzie uwzględniała prowadzenie działalności pod tym adresem. Dzięki temu kwotę tę wliczymy w poczet kosztów uzyskania przychodu.)
- Z urzędem skarbowym możemy mieć jeszcze do czynienia w kwestii bycia czynnym podatnikiem VAT. Jeżeli się na to zdecydujemy, konieczna będzie wizyta i złożenie odpowiednich dokumentów. Warto wcześniej z kimś się w tej kwestii skonsultować i zdecydować, czy nam się to w ogóle opłaca.
Rejestracji należy dokonać składając dokument VAT-R, w którym m.in. wskazuje, jak będziemy opłacać podatek od towarów i usług (w formie memoriałowej czy kasowej). Rejestracja następuje z datą wskazaną w formularzu. Niemniej w praktyce może potrwać parę dni dłużej, a w niektórych niefortunnych przypadkach nawet od miesiąca do trzech.
Formularz VAT-R najlepiej jest składać razem z wnioskiem do CEIDG. Warto przesłać do urzędu skarbowego tytuł prawny do nieruchomości wraz z krótką informacją o charakterze prowadzonej działalności. Może to przyspieszyć procedurę. UWAGA: przez pierwszy rok VAT płaci się co miesiąc!
Zakład Ubezpieczeń Społecznych
Rejestracja w ZUS może przebiegać na trzy sposoby:
- dołączenie wnioseku do zgłoszenia przez CEIDG (co może się nie udać, bo system potrafi się w tym miejscu wieszać i zmusi nas do osobistej wizyty w urzędzie, ale zawsze warto spróbować),
- samodzielnie przez profil PUE ZUS (jeśli nie korzystamy z pomocy, to najbezpieczniejsza droga),
- przez program Płatnik – tą drogą robi to za nas biuro rachunkowe.
Przedsiębiorca w ZUSie występuje w dwóch rolach – zarówno jako płatnik, jako i osoba ubezpieczona.
Jest tak, ponieważ sami jesteśmy przecież ubezpieczeni. Dzięki temu możemy korzystać na przykład z usług NFZ, nie martwić się o koszty w razie choroby, hospitalizacji, przyjazdu pogotowia czy diagnostyki chorób przewlekłych. Opłaty ZUS uprawniają nas do ewentualnych przyszłych poborów rent i emerytur.
Jako przedsiębiorca jesteśmy również odpowiedzialni za opłacanie składek za naszych pracowników. (UWAGA: od 2021 r. umowy o dzieło zostały objęte obowiązkiem rejestrowania ich w ZUS, choć nie są objęte żadnymi składkami.)
Wpłata do ZUS składa się z 3 składek:
- zdrowotnej,
- na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz chorobowe),
- na fundusz pracy i FGŚP (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych).
Jeśli nikogo nie zatrudniamy, składki opłacamy do 10 dnia każdego miesiąca. Jeśli zatrudniamy – mamy czas do 15 dnia każdego miesiąca.
Składki są obowiązkowe bez względu, czy w danym miesiącu wygenerowaliśmy dochód.
ZUS przesyła indywidualny numer rachunku bankowego, który powstaje w oparciu danego nr NIP. Na rachunek podany przez ZUS, wpłacamy zbiorczo wszystkie należne składki z danego miesiąca.
Dobra wiadomość dla początkującego przedsiębiorcy. Na starcie nie jest się obciążonym pełną składką ZUS. Przy rejestracji trzeba wybrać, czy:
- Korzystamy z ulgi na ZUS (formularz ZUS ZZA),
- Zgłaszamy się na mały lub pełny ZUS (formularz ZUS ZUA).
Podczas rejestracji wymagane jest podanie kodu ubezpieczenia dla rejestracji:
- z „ulgą na ZUS” – 05 40,
- na mały ZUS – 05 70,
- na pełen ZUS – 05 10.
UWAGA: Rejestracja na mały lub pełny ZUS pozbawia prawa do korzystania z ulgi na ZUS. Nawet jeśli zrobi się to omyłkowo!
Czym jest ulga na ZUS?
To przywilej opłacania wyłącznie składki zdrowotnej. Mogą z niego skorzystać wyłącznie osoby:
- fizyczne, które zakładają działalność gospodarczą po raz pierwszy
- lub podejmujące ją co najmniej 60 miesięcy od momentu jej zawieszenia, które jednocześnie nie świadczą usług na rzecz byłych pracodawców.
Rzeczywisty koszt składki zdrowotnej jest w praktyce niższy niż deklarowany. Jej sporą bowiem część można odpisać od podatku. Podatek ten odpisujemy od bieżących zaliczek na podatek dochodowy.
Wszystko ma oczywiście swoje jasne i ciemne strony. Korzystając z ulgi na ZUS, płacimy niższe składki. Z drugiej strony nie obejmuje nas ubezpieczenie od wypadków.
Pieczątka firmy
Teoria
Pieczęć firmy jest obligatoryjna. W polskich przepisach nie znajdziemy zapisu, że pieczęć imienna właściciela firmy jest obowiązkowa.
Dawniej istniał zapis, że regon na pieczątce jest obowiązkowy, ale obecnie już nie istnieje w prawie polskim.
Praktyka
Jednakże teoria nie zawsze ma pokrycie w praktyce. Zdarza się, że urzędnicy potrafią wątpić w autentyczność dokumentów bez pieczęci firmowej. Istnieją podmioty, które oczekują złożenia pieczęci na dokumencie – np. w banku czy chociażby na umowie leasingowej. W związku z tym przedsiębiorcy czują się zobowiązani do wyrobienia pieczątki firmy.
Jeśli jednak pieczątki nie posiadamy i nie zamierzamy jej wyrabiać, możemy wydać oświadczenie. A w miejscu przeznaczonym na stempel po prostu zaznaczyć jego brak.
Choć nie musimy mieć pieczęci, to jednak warto ją wyrobić. Zdarzają się dokumenty, umowy, na których druga strona będzie od nas oczekiwała pieczątki firmy obok podpisu. Możliwość spełnienia oczekiwania kontrahenta będzie z kolei budowała naszą wiarygodność.
To także wygodne rozwiązanie, dzięki któremu szybko możemy zapisać szczegółowe dane firmy na umowach.
Zamówienie jej nie jest szczególnie drogie i otrzymujemy ją bez żadnego problemu.
A co z kasą fiskalną?
Kasa fiskalna to kolejny aspekt zakładania działalności, który spędza sen z powiek przedsiębiorców.
Kiedy trzeba ją kupić? Czy jest obowiązkowa?
I tak, i nie.
Zwolnienie może obejmować nawet całą sprzedaż, której dotyczy obowiązek ewidencjonowania za pomocą kasy, o ile:
- Obrót ze sprzedaży osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł (obrót to wszelkie wpływy lub należności ze sprzedaży towarów lub usług. Dla czynnych podatników VAT limit na kasę fiskalną ustala się w na podstawie wartości sprzedaży netto. Limit jest wyliczany proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności).
- Sprzedajemy wybrane kategorie towarów lub usług, które są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania.
Tu możesz sprawdzić czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania: KLIKNIJ PO PDF.
Zwolnienia nie dotyczą przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania i nie ma znaczenia osiągany przez nich obrót, tj. m.in.:
- gaz płynny, części do silników spalinowych, nadwozia do pojazdów silnikowych,
- sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny,
- perfumy i wody toaletowe,
- usługi: przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami, naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, doradztwa podatkowego, świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne..
Liczbę zakupionych kas zgłasza się do urzędu skarbowego, potem konieczna jest fiskalizacja kasy, tj. zsynchronizowanie jej pracy i ponowny kontakt z urzędem w celu zarejestrowania tego konkretnego urządzenia. Wtedy otrzymuje ona swój własny numer ewidencyjny.
Obecnie kasy mogą być:
- Z zapisem elektronicznym (można je kupić tylko do 31 grudnia 2022 roku),
- Z zapisem papierowym (tych kas nie można już kupić – były dostępne do 31 sierpnia 2019 r. Jeśli obecnie używasz kasy z zapisem papierowym, możesz z niej korzystać do momentu jej wyeksploatowania.)
- On-line (kasy te umożliwiają przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz ciągłe przesyłanie danych do systemu zwanego Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Prowadzi je Szef Krajowej Administracji Skarbowej. W CRK są gromadzone paragony fiskalne, raporty dobowe, zdarzenia o kasie, informacje o przeglądach okresowych. Paragony emitowane przez kasę on-line mogą być przekazywane kupującemu w formie papierowej i elektronicznej.) Jeśli masz taką kasę, nie musisz drukować dobowych raportów fiskalnych.
Część firm będzie miała obowiązek ewidencjonowania sprzedaży z udziałem kas on-line.
DLA KOGO KASY FISKALNE ON-LINE:
Ulga na zakup kasy fiskalnej:
- wynosi 90% ceny netto kasy, jednak nie więcej niż 700 zł,
- należy w ciągu 6 mies. od zakupu rozpocząć ewidencjonowanie, aby nie stracić prawa do ulgi za zakup kasy fiskalnej on-line (dotyczy to zarówno przedsiębiorców rozliczających VAT, jak i zwolnionych z tego obowiązku).
Otrzymasz ulgę, jeśli:
- firma została objęta obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej i rozpocząłeś prowadzenie tej ewidencji na kasie on-line,
- firma nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i dotąd w ogóle nie używałeś kasy fiskalnej, ale zdecydowałeś się na ewidencję na kasie on-line.
UWAGA: Ulga na zakup kasy fiskalnej przysługuje wyłącznie w przypadku zakupu kasy on-line.
Sterem, żeglarzem, okrętem...
O pracy na własny rachunek, bycie sobie sterem, żeglarzem i okrętem marzy wielu ludzi, często młodych, którzy dopiero startują na rynku pracy, a także doświadczonych przez dekady pracy na etacie.
Jednak w obu grupach przed podjęciem decyzji powstrzymuje często niepewność kolejnych kroków i niechęć do formalności, które należy spełnić.
W rzeczywistości jednak zakładanie własnej firmy jest możliwe właściwie bez wychodzenia z domu.
Mam nadzieję, że powyższy artykuł okazał się pomocny i zachęcił do zgłębienia tematu.
Powodzenia i do zobaczenia gdzieś na szerokich wodach mórz i oceanów! 🙂