Wypełnianie obowiązków zawodowych wymaga dobrej organizacji, świeżego spojrzenia i skupienia. Nierzadko jednak zdarza się tak, że im więcej mamy zadań do zrobienia, tym łatwiej o rozproszenie uwagi. Najczęściej jest to wynik przemęczenia, nowych projektów, zbliżających się nieuchronnie terminów. Jak sobie z tym poradzić?
Jak zachować trzeźwość umysłu w natłoku pracy?
PLAN
Podstawą wydajnej, a jednocześnie nieuciążliwej pracy jest dobra organizacja, szczególnie wtedy, kiedy życie zawodowe przeżywa prawdziwy renesans. W natłoku obowiązków bardzo łatwo jest zapomnieć o goniącym terminie czy pilnym zleceniu. Dlatego też koniecznością jest stworzenie dobrego planu – w klasycznym kalendarzu papierowym lub komputerowym notatniku. Takie zapisywanie kolejności obowiązków umożliwi panowanie nad sytuacją i da poczucie spokoju.
Podział na kategorie
Przy tworzeniu planu należy pamiętać o podzieleniu zleceń na takie, które:
- trzeba wykonać pilnie,
- mogą poczekać,
- można zlecić komuś innemu,
- należy wykonać samemu i są dla nas kluczowe, choć mogą poczekać z realizacją.
Do swoich obowiązków warto podchodzić metodycznie – wszystkie choć są ważne, jednak nie tak samo pilne. Poza tym warto również dzielić je na segmenty także pod kątem sposobu ich realizacji czy tematu, którego dotyczą, by nie rozbijać swojej uwagi, przeskakując między zupełnie różnymi aktywnościami.
Złożone projekty mają to do siebie, że zniechęcają stopniem trudności. Wystarczy podzielenie zadania na kilka prostych części, a poziom zaawansowania projektu nie wydaje się już tak wysoki.
Elastyczność
Okazuje się, że w natłoku pracy zgubne bywają również maile. Oczywiście, często stanowią potwierdzenie rzetelnego wykonywania obowiązków, niemniej jednak generują nieporozumienia, często rozwijając mało skomplikowane wątki do naprawdę obszernej korespondencji. Do szybkich i skutecznych metod unikania zbędnych nieporozumień zaliczam rozmowy telefoniczne. Warto czasem zwyczajnie zadzwonić lub podejść do osoby, jeśli dzieli z nami biuro na tym samym piętrze.
ODPOCZYNEK
Nic jednak nie umożliwia zachowania tak trzeźwego umysłu, jak chwila odpoczynku. Światło emitowane przez ekran komputera na dłuższą metę jest szkodliwe dla wzroku, a zlewające się w jedność, niekończące tabelki – dla umysłu. Jak jednak odpoczywać, jednocześnie nie poddając się presji?
Wbrew pozorom natłok obowiązków nie powinien zmuszać do rezygnowania z chwili odpoczynku. Źródła naukowe wskazują bowiem, że człowiek pracujący jedną godzinę zegarową powinien zrobić sobie siedemnastominutową przerwę, która pozwoli mu zebrać myśli, zrelaksować się i przygotować swój umysł na kolejne obowiązki.
Według analizy opartej na aplikacji śledzącej zachowanie pracowników w biurach, którą przeprowadziła łotewska firma analityczna Daugiem Group, dzień pracy powinien wynosić jedynie sześć i pół godziny. Przeprowadzone badania udowadniają, że skrócony czas pozwala na należyte wypełnienie obowiązków, nawet w sytuacji ich natłoku.
Sposoby na relaks w przerwach od wykonywanych obowiązków
Warto też korzystać z prostych technik relaksacyjnych, które nadają się także do zastosowania w biurowym fotelu.
W pierwszej kolejności dobrze jest uspokoić oddech
Rozluźnienie ciała i psychiki będzie możliwe dzięki dostarczaniu tlenu do organizmu przy użyciu przepony. Oddechy powinny być spokojne i coraz głębsze – w ten sposób nie tylko „przewietrzymy” umysł, ale przede wszystkim oderwiemy myśli od natłoku pracy.
Dobrym sposobem na relaks w pracy jest również chwilowa „ucieczka” w wymarzone, bezpieczne miejsce, przynajmniej myślami
Mentalne wagary pozwalają chociaż na chwilę opuścić zawodowy posterunek i udać się tam, gdzie jest bezpiecznie, swobodnie i przyjemnie. Bezpieczną przystanią może być plaża, dom rodzinny, a nawet bezludna wyspa.
Ciekawą techniką relaksacyjną w pracy może okazać się również medytacja
Wbrew powszechnemu przekonaniu, do ćwiczenia umysłu i odświeżenia świadomości wcale nie jest potrzebne ustronne miejsce ani mata. Wystarczą zamknięte oczy i skupienie na poszczególnych krokach – kontrolowaniu oddechu, wsłuchaniu się we własne ciało, sprecyzowaniu aktualnego samopoczucia i odczuwaniu własnych wrażeń.
Okazuje się, że do zażycia chwili odpoczynku można wykorzystać również… gałki oczne
I nie, wcale nie trzeba ich wyjmować z oczodołów. 
Wystarczy bowiem przypomnienie sobie emocjonalnego wydarzenia, sprecyzowanie wrażeń, które wtedy nam towarzyszyły i przesuwanie wzroku z jednego końca pomieszczenia na drugi. Możemy zagwarantować, że po tym, kiedy oczy przemierzyły już całe biuro kilkanaście razy, zupełnie inaczej podejdziecie do wspominanego wydarzenia i bez trudu przejdziecie do kolejnych obowiązków.
Na koniec warto również zaangażować do pracy mięśnie
Ich powolne napinanie i rozluźnianie wyciszy serce i układ krwionośny, przywracając witalność i żegnając zmęczenie co najmniej na kolejną godzinę.
Organizacja i relaks – to fundamentalne zasady, których przestrzeganie umożliwi utrzymanie trzeźwego umysłu w natłoku pracy. Czy jednak bezczynne siedzenie będzie odpowiednim sposobem na odzyskanie kreatywnej równowagi? Absolutnie nie – bierność jest zdecydowanie niewskazana. Poczucie kontroli nad własnymi obowiązkami i logiczne ułożenie zadań, a także praca łączona z regularnymi przerwami na odzyskanie skupienia i świeżości przyczyni się do tego, że zawodowa presja nie będzie tak odczuwana, jeśli nie zadbać o siebie. Życzę wszystkim, by realizacja wszelkich projektów i zleceń mogły być realizowane zgodnie z planem, efektywnie, kreatywnie i z sukcesem. Radość z wykonanej pracy smakuje równie dobrze, gdy po niej odpoczywamy. Dajmy sobie do tego prawo.
Celebrujmy życie!